Prozess- Controlling und –Optimierung bei großem Hersteller von LKW Transportkomponenten

Unternehmensbeschreibung/Problemstellung:                                   Pro Monat fallen zwischen 30 und 50 Kundenanfragen bezüglich Sonderbauten an, die möglichst rasch bearbeitet werden müssen, um die entsprechenden Aufträge nicht zu gefährden.

Herkömmlich erfolgt die Bearbeitung und Administration der Sonderbauten-Anfragen mit Hilfe von Bedarfsfall-Formularen und Excel-Sheets, welche über die beteiligten Instanzen durchgereicht wurden. Die Bearbeitungszeit mit herkömmlichen Mitteln betrug bis zu 30 Arbeitstagen. Ursache waren vor allem lange Liegezeiten der entsprechenden Dokumente sowie Wartezeiten aufgrund ungenügender Status-Informationen über den aktuellen Bearbeitungsstand des jeweiligen Bedarfsfalls (Nach dem Motto: wo befindet sich die Fallprüfung gerade?).

Herausforderung:                                                         Gesucht wurde ein Werkzeug, welches zum einen im Sinne einer Workflow-Steuerung die prozesskonforme Umsetzung und das transparente Controlling des Sonderbauten-Anfrageprozesses erlaubt, zum anderen die kontinuierliche Optimierbarkeit des Prozesses hinsichtlich Ablaufstruktur, Informationsflüsse und Bearbeitungsdauern ermöglicht.

Vorgehensweise:                                                         Der Prozess wurde in einem Workshop mit Hilfe von Interviews mit den Beteiligten aufgenommen und im Workflow-Tool der eingesetzten Lösung modelliert. Hierbei wurden sämtliche Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Bearbeitungsdauern, Budgets und Hilfsmittel hinterlegt. Darüber hinaus wurde der Kommunikationsfluss in Form von vordefinierten Mailbenachrichtigungen definiert, welche vom System automatisch versandt werden, sobald die jeweiligen auslösenden Kriterien erfüllt sind. Unter anderem wird bei Überschreiten einer bestimmten Höhe des Auftragsvolumens eine Nachricht an die Geschäftsleitung geschickt. Die Excel-Sheets und die Bedarfsfall-Formulare wurden durch interaktive Laufzettel ersetzt.Der solcherart definierte Prozess fungiert als Template von welchem die konkreten Vorfälle (Sonderbauten-Anfragen) per Knopfdruck erzeugt werden. Im Rahmen einer 4-wöchigen Pilotierungsphase wurden 36 komplexe Bedarfsfallprüfungen bearbeitet.

Vorteile:                                                                Nutzerperspektive Mitarbeiter                                                  Jeder in den Vorgang involvierte Mitarbeiter wird zum einen durch automatische To-Do-Listen in der termingerechten Wahrnehmung seiner Verantwortlichkeiten unterstützt. Zum anderen gewährleistet die gewählte Lösung, dass jeder am Projekt Beteiligte die zur Bearbeitung seiner Aufgaben relevanten Informationen, Dokumente, Hilfsmittel und Applikationen zur richtigen Zeit im richtigen Kontext und in der aktuellen Version zur Verfügung hat.

Nutzerperspektive Führungskraft:                                                Die Führungskraft profitiert durch minutenaktuelle Statusinformationen über alle laufenden Vorgänge in ihrem Verantwortungsbereich und kann zu jeder Zeit auf problematische Situationen rasch reagieren.

Nutzerperspektive Prozessverantwortlicher:                                        Zahlreiche Reports und statistische Auswertungen unterstützen den Prozessverantwortlichen in der Ergebniskontrolle der Prozess-Effektivität und bei der kontinuierlichen Prozess-Optimierung.

Ergebnis:                                                                Die Pilotphase wurde überaus erfolgreich durchgeführt. Die Bearbeitungszeit für Sonderbauten-Anfragen konnte von ursprünglich 3-4 Wochen auf 1-3 Tage deutlich verkürzt werden. Zahlreiche Optimierungspotenziale wurden sichtbar und realisierbar.

Eingesetztes System

Egip Process Engine, EGIP Software AG, Starnberg

Dieser Artikel basiert auf Informationen und Fakten der egip Software AG

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